Trabajar con papeles o digitalizar: costumbres, ventajas y desventajas

A medida que la pandemia parece estabilizarse, algunas empresas y organizaciones replantean sus modelos y espacios de trabajo para afrontar esta nueva etapa y adaptarse a necesidades emergentes como el teletrabajo, las opciones laborales hibridas (trabajar unos días en la empresa y otros desde casa) y liberar espacio en las oficinas para garantizar la distancia social entre los empleados.

Una cuestión crucial en este proceso de transformación consiste en impulsar la digitalización de archivos y registros que ocupan espacio en las instalaciones, para eliminar el papel, un asunto que considera muy importante el 66 por ciento de los dirigentes, consultados para un estudio conjunto de IDC, expertos en inteligencia de mercados e Iron Mountain.

De hecho, se considera que la digitalización de los documentos que las organizaciones tienen en papel es la mejor opción que se podría haber implementado para estar preparados antes de la pandemia, según el informe ‘Replanteando el centro de trabajo’, de la compañía estadounidense IM (www.ironmountain.es).

Muchas empresas quieren conseguir un entorno más digital en el que haya menos cantidad de documentos físicos y en el que los propios empleados puedan acceder a la información de forma rápida y eficiente, estén donde estén, según IM.

Un ejemplo práctico es el manejo del correo. “Cuando existe información en formato electrónico y papel al mismo tiempo, el trabajo de los empleados se ralentiza drásticamente, más si no pueden acceder a las instalaciones todos los días para acceder a los documentos físicos. Contar con herramientas de escaneo y digitalización del correo en papel permitirá un trabajo más ágil desde cualquier lugar”, señalan.

UN SOPORTE QUE SIGUE VIGENTE
Desde hace tiempo se habla de las ‘oficinas sin papeles’, pero a los fines prácticos, los documentos siguen cumpliendo un rol clave.

“A pesar de los beneficios bien documentados de reducir el papel, como el abaratamiento de costos, el menor impacto para el medioambiente y la reducción del desorden, el hábito de utilizar ese soporte es difícil de eliminar”, indican.

Muchas personas simplemente se sienten más cómodas trabajando con documentos que puedan tener en sus manos, sin tener en cuenta los costos de este hábito a lo largo del tiempo.

Aunque el desembolso inicial para crear un registro en papel (comprar el papel e imprimir el documento) es bajo, los costos suben a partir de ese momento, principalmente por el trabajo que conlleva.

TIEMPO DESTINADO
Los estudios muestran, según indican expertos, que un empleado promedio pasa el 25 por ciento de su semana laboral, archivando, copiando, indexando o buscando documentos.

Aunque la ciberdelincuencia capta muchísima atención, los registros en papel también sufren un número considerable de violaciones de datos, de privacidad y de normativa y, además, el papel es muy vulnerable al robo y a los daños debidos a desastres naturales, como las inundaciones, que pueden afectar la continuidad de un negocio, pero “a pesar de todo esto, el atractivo del papel en la oficina sigue siendo fuerte”, afirman.

GESTIONAR EL USO
Es poco probable que el centro de trabajo digital sea una sentencia de muerte para el papel, pero sí no es posible o práctico prescindir por completo de este soporte, lo mejor será gestionar su uso, consiguiendo un equilibrio adecuado entre digitalización, almacenamiento y eliminación segura de la documentación e papel.

Para que la digitalización de los documentos sea un éxito, expertos recomiendan a las empresas que se centren en la experiencia del usuario, definiendo -junto con los empleados que buscan a diario los documentos- aquellas marcas, etiquetas y otros metadatos (“datos acerca de los datos”) que sean más realistas para encontrar rápidamente los documentos que se buscan.

Un paso básico que pueden dar las empresas para que aquellos empleados remisos a actualizarse, se sientan más cómodos trabajando con papel, consiste en favorecen que tomen consciencia de las múltiples ventajas de la digitalización.

VENTAJAS DE DIGITALIZAR
1.- Acceder de inmediato y de modo fácil y ecológico a la información que necesitan, cuando están trabajando en remoto.
2.- Aprovechar para otros fines el valioso espacio de las oficinas que se desocupa al convertir los documentos físicos en digitales.
3.- Consultar la información digitalizada y cifrada por un proveedor, de modo seguro a través de una red con acceso restringido con unas claves propias e individualizadas.
4.- Acceder y visibilizar los documentos -almacenados en repositorios en la nube o en sistemas de gestión de contenido empresarial- mucho mejor que si están en una pila de papeles.
5.- Encontrar de manera digital el contenido escaneado que están buscando, en decenas de idiomas y distintos tipos de archivo, utilizando palabras clave, mediante la tecnología de reconocimiento de caracteres (OCR). Por otra parte, en el trabajo el tiempo es oro y el ahorro de las horas que actualmente se pierden en buscar documentos en papel, permitiendo dedicarlas a un trabajo más valioso, es una consecuencia directa de la digitalización. La digitalización también permite liberar espacio en las oficinas y los puestos de trabajo, hacerlos más flexibles y seguros y aprovecharlos para otros usos de mayor utilidad. Ligado al ahorro de tiempo y espacio, expertos destacan la eficiencia, ya que “los archivos digitales son más fáciles de encontrar y gestionar, por lo que los empleados pueden trabajar de forma más productiva y eficiente, y pueden desempeñar sus labores de forma más colaborativa y dinámica entre los equipos”.